چه بخواهیم، چه نخواهیم گذار از آرشیو کاغذی به بایگانی الکترونیکی یک واقعیت ضروری است. آرشیو الکترونیک یا دیجیتال یک حمل کننده داده دیجیتالی قابل خواندن توسط کامپیوتر است. هنگامی که کاغذی به صورت الکترونیکی ذخیره می شود. با استفاده از ویژگی OCR یا جستجوی دیداری کاراکترها، سند با محتوای اصلی ذخیره شده است، اما اطلاعات اساسی آن مانند محتواهای کلیدی، قالب بندی شده و دوباره تولید می شود به صورتی که برای سیستم و نرم افزار قابلیت جستجو و خوانش داشته باشد. در نتیجه جستجو و شناسایی اطلاعات در سیستم بسیار آسانتر می شود.
مقدمه:
هرروزه با گسترش سازمان‌ها، ادارات، رشد جمعی فعالیت‌ها، فرآیندهای اداری و سازمانی اسناد کاغذی بسیاری تولید می‌شود ضرورت حفظ و نگهداری فیزیکی و الکترونیکی این اسناد موجب به وجود آمدن بایگانی‌های وسیعی می‌شود که حجم فزاینده‌ای از اسناد شامل انواع پرونده‌های پرسنلی، پرونده‌های فنی و… را در خود نگهداری می‌کند. نگهداری از اسناد امری هزینه زا و پردردسر است.
مدیریت الکترونیکی اسناد شامل تمامی عملیات حفظ، نگهداری، چرخش و بازیابی اسناد توسط رسانه‌های الکترونیکی به شمار می‌رود. پیشرفت فن‌آوری اطلاعات و ارائه سیستم‌های مکانیزه و نگهداری و آرشیو اسناد باعث شده میزان بسیار زیادی از هزینه‌های نگهداری اسناد کاهش یابد و امکان مدیریت مقرون‌به‌صرفه این اسناد فراهم شود. راهکارهای مدیریت بایگانی اسناد از طریق نرم افزارهای موجود با توجه به نیازهای هر سازمانی مقیاس پذیر هستند.
از مزیت های بایگانی الکترونیکی اسناد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- صرفه جویی در فضا
- صرفه جویی در زمان
- صرفه جویی در هزینه
- جلوگیری از خطر از بین رفتن اسناد
- دسترسی سریع و دقیق به اسناد
- دسترسی امن به اسناد
- سهولت به اشتراک گذاری اسناد
در همین راستا تیم فنی مجموعه تدبیر محاسب هوشمند با بهره گیری از تجارب خود در زمینه آرشیو الکترونیکی اسناد و ساعت ها مشاوره و نیازسنجی سازمان های کوچک و بزرگ و توسعه مدل یادگیری عمیق (Deep Learning) اقدام به ساخت نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیکی آرشیت کرد که با امکان استفاده از رایانش لبه Edge Computing بسته به نیاز سازمان به صورت On cloud و On premises بعد از مشاوره تیم فنی در اختیار سازمان ها قرار می‌گیرد تا تجربه نوینی از تکنولوژی و هوش مصنوعی را در نرم افزارهای سازمانی کسب نمایید.
امکانات نرم افزار آرشیت:
- دارا بودن OCR فارسی هوشمند
- طراحی شده به صورت کاملا تحت وب
- قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی، اداری، مالی و پرسنلی
- امکان توزیع فایل ها بر روی چندین سرور
- زیبایی و راحتی استفاده از پنل
- پشتیبانی درون برنامه ای
- استفاده از تکنولوژی ssr که منجر کاهش هزینه های منابع سرور می گردد.
- استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق وب
- داشتن سیستم امانت دهی جهت امانت دادن نسخه های چاپی و دیجیتالی پرونده های موجود
- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header)
- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس مراکز مختلف سازمانی
- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس زونکن های فیزیکی
- امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار
- امکانات مدیریت نرم افزار(کاربران واطلاعات)
- امکان افزودن آیتم های اختصاصی به فرم دلخواه بر اساس سازمان
- افزودن نامحدود فرم به برنامه و طراحی آنها
- استفاده از فرم های آماده از قالب های فرم موجود در برنامه
- امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده
- امکان امانت دهی یک سند
- استفاده از فرم های آماده از قالب های فرم موجود در برنامه
- مدیریت تسک های کاری در قالب کارتابل پیش نویس، ارجاع و مختومه
- تعریف چارت سازمانی و پرسنل ، سطح دسترسی کاربران به برنامه
- امکان طبقه بندی پرونده ها در سطوح نامحدود
- امکان افزودن تگ به فایل ها جهت جستجوی راحت تر
- جستجوی قدرتمند بر اساس تمام فیلدهای مرتبط
- امکان اتصال به سایر سیستم های اداری در صورت وجود api
خدمات سفارشی سازی بر اساس نیاز سازمان ها بر روی نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد:
- امکان ساخت انواع فرم اختصاصی بر اساس نیاز سازمانی
- امکان ورود انبود فایل ها جهت سهولت پرسنل سازمانی
- امکان ورود انبوه فایل ها بر اساس شماره پرونده و ساخت اسناد و ایجاد اطلاعات اولیه
- امکان ایجاد ساختار سازمانی جهت مدیریت مراکز بایگانی و سطوح دسترسی
- آموزش استفاده از نرم افزار برای پرسنل سازمان
- آموزش روش های ایجاد و آرشیو اسناد بر اساس استاندارد‌های کشوری
گروه تدبیر محاسب هوشمند با استفاده از تجربه خود در خدمات آرشیو الکترونیک اسناد سازمان های بزرگ و همچنین نمایندگی یکی از معتبرترین و بزرگ ترین شرکت های ساخت تجهیزات فیزیکی آرشیو اطلاعات، بهترین راهکار را متناسب با نیاز و اهداف سازمانی شما پیشنهاد می دهد تا در زمینه مشاوره تا اجرای نهایی بهترین مسیر را طی نمایید.
